इन्भोइस व्यवस्थापनमा नयाँ युग : बेल्जियममा पेप्पोल लागू भएपछि व्यवसायीका लागि सजिलो

मदन दवाडी

बेल्जियममा व्यवसाय सञ्चालन गर्ने सबै करदर्ता भएका उद्यमीहरूका लागि १ जनवरी २०२६ देखि इन्भोइस आदान–प्रदान गर्ने तरिकामा महत्वपूर्ण परिवर्तन लागू भइसकेको छ। अब व्यवसायहरूबीच हुने कारोबारका इन्भोइसहरू संरचित इलेक्ट्रोनिक बीजकीकरण (structured electronic invoicing) प्रणालीमार्फत पठाउनुपर्ने अनिवार्य व्यवस्था लागू भएको छ, जसको केन्द्रमा रहेको नेटवर्क हो PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine)। यो व्यवस्था अचानक लागू गरिएको होइन । बरु युरोपभर कर प्रशासनलाई डिजिटल, पारदर्शी र सुरक्षित बनाउने दीर्घकालीन योजनाअन्तर्गत विकसित भएको प्रणाली हो।

PEPPOL प्रणालीको सुरुवात सन् २००८ मा युरोपेली आयोगले सार्वजनिक खरिद प्रक्रियालाई डिजिटल बनाउने उद्देश्यले गरेको थियो। त्यस समयमा युरोपका विभिन्न देशहरूमा सरकारी निकायहरू बिच कागजात आदान–प्रदान गर्ने तरिका फरक–फरक थियो, जसका कारण सीमा–पार व्यापार जटिल र ढिलो हुने गर्थ्यो। त्यसैले सबै देशहरूले प्रयोग गर्न मिल्ने साझा डिजिटल संरचना निर्माण गर्ने उद्देश्यले PEPPOL विकास गरिएको हो। सुरुमा यो प्रणाली मुख्य रूपमा सरकारी निकायहरूबीच प्रयोग गरिएको थियो, तर क्रमशः यसको प्रयोग निजी क्षेत्रसम्म विस्तार हुँदै गयो। आज यो प्रणाली युरोपभर structured electronic invoicing को साझा आधारभूत संरचना बन्न पुगेको छ।

बेल्जियमले पनि कर प्रशासनलाई आधुनिक बनाउने, कर छल नियन्त्रण गर्ने तथा व्यवसायहरूलाई व्यवस्थित डिजिटल हिसाब प्रणालीतर्फ रूपान्तरण गर्ने उद्देश्यले यो प्रणाली अनिवार्य रूपमा लागू गरेको हो। विशेषगरी कर प्रशासनले पाउनुपर्ने कर र वास्तविक रूपमा प्राप्त हुने करबीचको अन्तर घटाउने, कागजी इन्भोइसमा हुने त्रुटि कम गर्ने तथा भविष्यमा लागू हुने स्वचालित कर प्रतिवेदन प्रणालीका लागि आधार तयार गर्ने लक्ष्य यससँग जोडिएको छ।

यस प्रणाली लागू हुनु अघि अधिकांश साना तथा मध्यम व्यवसाय सञ्चालन गर्ने उद्यमीहरूको दैनिक अनुभव निकै झन्झटिलो हुने गर्थ्यो। हरेक तीन महिनामा एक पटक एकाउन्टेन्टलाई बिल बुझाउने समय आउँदा विभिन्न ठाउँबाट इन्भोइस खोज्ने काम सुरु हुन्थ्यो। बिजुली कम्पनी, टेलिफोन तथा इन्टरनेट सेवा प्रदायक, इन्धन कार्ड कम्पनी, सामाजिक सेवा कार्यालय, आपूर्तिकर्ता कम्पनी, अनलाइन अर्डर प्रणाली वा विभिन्न कार्यालयका प्रणालीहरूमा लगइन गरेर बिल निकाल्नुपर्ने अवस्था हुन्थ्यो। कतिपय इन्भोइस इमेलमा हराउने, कतिपय कागजी बिल मिसप्लेस हुने, कतिपय फेरि डाउनलोड गर्नुपर्ने अवस्था आउँथ्यो। यसले व्यवसायीहरूको धेरै समय प्रशासनिक काममै खर्च हुने मात्र होइन, अनावश्यक तनाव पनि सिर्जना गर्ने गर्थ्यो।

यसको सबैभन्दा ठूलो असर कर सम्बन्धी हिसाबमा पर्थ्यो। व्यवसायका लागि गरिएको खर्च भए पनि सम्बन्धित इन्भोइस नभेटिएमा एकाउन्टेन्टले उक्त खर्चलाई स्वीकार गर्न सक्दैनथे। त्यस अवस्थामा सो रकम नाफामा जोडिन्थ्यो र त्यसअनुसार थप कर तिर्नुपर्ने अवस्था आउँथ्यो। साथै सो खर्चमा समावेश भएको कर फिर्ता लिन पनि सम्भव हुँदैनथ्यो। कतिपय अवस्थामा कम्पनीको कामका लागि गरिएको खर्च भए पनि प्रमाणस्वरूप इन्भोइस नभेटिएमा व्यक्तिगत खर्चको रूपमा गणना गरिन्थ्यो, जसले वार्षिक हिसाब मिलाउने प्रक्रियामा थप समस्या सिर्जना गर्थ्यो।

हरेक वर्षको अन्त्यमा एकाउन्टेन्टबाट छुटेका इन्भोइसहरूको लामो सूची प्राप्त हुने अवस्था धेरै व्यवसायीहरूले अनुभव गरेका थिए। ती इन्भोइस फेरि खोज्नुपर्ने, आपूर्तिकर्तासँग माग्नुपर्ने वा पुराना इमेल तथा प्रणालीहरूमा गएर निकाल्नुपर्ने काम झन् झन्झटिलो हुने गर्थ्यो। कतिपय अवस्थामा ती इन्भोइस भेट्टाउन नसकिएपछि कम्पनीका वास्तविक खर्चहरू पनि कर प्रयोजनका लागि स्वीकार नहुने अवस्था आउँथ्यो, जसका कारण आवश्यकभन्दा बढी कर तिर्नुपर्ने परिस्थिति सिर्जना हुन्थ्यो। कम्पनीका लागि गरिएको खर्च भए पनि प्रमाण नपुगेका कारण व्यक्तिगत खर्चको रूपमा गणना हुने र हिसाब मिलाउने क्रममा समस्या आउने अवस्था पनि धेरैले भोगेका थिए।

यहि समस्या समाधान गर्ने उद्देश्यले structured electronic invoicing प्रणाली लागू गरिएको हो। अब PEPPOL मार्फत पठाइने इन्भोइसहरू सिधै हिसाब प्रणालीमा सुरक्षित रूपमा प्राप्त हुने भएकाले डाउनलोड गर्नुपर्ने, छुट्टै सुरक्षित राख्नुपर्ने वा एकाउन्टेन्टलाई छुट्टै पठाउनुपर्ने आवश्यकता धेरै हदसम्म हटेको छ। यसले इन्भोइस हराउने समस्या लगभग समाप्त गरिदिएको छ र कर फिर्ता लिन सकिने खर्चहरूको सही हिसाब राख्न सहज बनाएको छ। यसका कारण वार्षिक हिसाब तयार गर्ने प्रक्रिया पनि पहिलेभन्दा धेरै व्यवस्थित र सरल बनेको छ।

यस प्रणालीको अर्को महत्वपूर्ण पक्ष भनेको साना तथा दैनिक खर्चहरू पनि सजिलै हिसाब प्रणालीमा समावेश गर्न सकिने सुविधा हो। पहिले पसलबाट गरिएको साना खरिद, बैठकका क्रममा गरिएको भोजन खर्च, सवारी सम्बन्धी खर्च, कार्यालयका साना सामग्री खरिद जस्ता खर्चहरूका बिल सुरक्षित राख्न गाह्रो हुने गर्थ्यो। अहिले भने यस्ता खर्चहरू तुरुन्तै प्रणालीमा राख्न सकिने भएकाले कम्पनीको वास्तविक खर्चको पूर्ण विवरण सुरक्षित राख्न सम्भव भएको छ। यसले कर फिर्ता लिन पाइने अवसर गुम्ने सम्भावना उल्लेखनीय रूपमा घटाएको छ र खर्च व्यवस्थापनलाई अझ व्यवस्थित बनाएको छ।

बेल्जियममा structured electronic invoicing प्रयोग गर्न विभिन्न प्रकारका हिसाब प्रणालीहरू प्रयोग भइरहेका छन्, जस्तै अक्तोपुस, बिलिट, युकी, एक्ज्याक्ट अनलाइन, क्लियरफ्याक्ट्स तथा ओडु। यस्ता प्रणाली प्रयोग गर्दा आपूर्तिकर्ताबाट पठाइएका इन्भोइसहरू स्वतः प्राप्त हुने, खर्चहरूको विवरण तुरुन्त सुरक्षित राख्न सकिने तथा एकाउन्टेन्टसँग निरन्तर समन्वय कायम राख्न सकिने भएकाले प्रशासनिक कामको बोझ उल्लेखनीय रूपमा घटेको अनुभव व्यवसायीहरूले गरिरहेका छन्।

यस प्रणाली लागू भइसकेपछि पनि यदि कुनै व्यवसायले structured electronic invoicing प्रयोग नगरेमा विभिन्न समस्या आउन सक्ने सम्भावना रहन्छ। सम्बन्धित ढाँचामा इन्भोइस प्रयोग नगरेमा खर्चलाई कर प्रयोजनका लागि स्वीकार नगर्ने, कर फिर्ता लिन समस्या आउने, कर परीक्षणका क्रममा अतिरिक्त स्पष्टीकरण मागिन सक्ने तथा प्रशासनिक जरिवाना लाग्न सक्ने अवस्था सिर्जना हुन सक्छ। त्यसैले समयमै PEPPOL प्रणालीमा आवद्द भई यसको प्रयोग सुरु गर्नु अहिले अत्यन्त आवश्यक भइसकेको छ।

विशेषगरी बेल्जियममा सक्रिय नेपाली व्यवसायीहरूको ठूलो हिस्सा खानपान सेवा, तयारी खाना बिक्री, खुद्रा व्यापार तथा थोक व्यापार क्षेत्रमा केन्द्रित रहेको छ, जहाँ दैनिक रूपमा धेरै संख्यामा इन्भोइस व्यवस्थापन गर्नुपर्ने हुन्छ। यस्तो अवस्थामा structured electronic invoicing प्रणालीले एकाउन्टेन्टसँगको समन्वयलाई सहज बनाउने मात्र होइन, इन्भोइस हराउने समस्या हटाउने, कर फिर्ता सुरक्षित बनाउने र प्रशासनिक कामको बोझ घटाउने महत्वपूर्ण भूमिका खेलेको छ।

समग्र रूपमा हेर्दा PEPPOL प्रणाली केवल नयाँ प्रविधि प्रयोग गर्ने व्यवस्था मात्र होइन, बरु पुरानो झन्झटिलो कागजी इन्भोइस व्यवस्थापन प्रणालीलाई व्यवस्थित डिजिटल संरचनामा रूपान्तरण गर्ने महत्वपूर्ण कदम हो, जसले दीर्घकालीन रूपमा व्यवसाय सञ्चालनलाई सुरक्षित, पारदर्शी र व्यवस्थित बनाउने स्पष्ट सम्भावना देखिएको छ।

(दवाडी नेपाली ब्यवशायी संघ युरोपको सदस्य सचिव हुन्)